Hinweise zur Datenerhebung und -verarbeitung

Damit Sie, also die Eltern der Kitakinder, Ihre Bilder am Ende auf der geschützten Online-Galerie aufrufen und bestellen können, ist es nötig, einige Daten zu erheben und zu speichern. Auch vor der Einführung der DSGVO habe ich mich bereits stets um Datenschutz bemüht. Gerne stelle ich meinen üblichen Arbeitsablauf hier transparent dar:

Verantwortlich für den Datenschutz bin ich alleine, da ich Einzelunternehmer bin. Mein Name ist Ted hartwig.

 

Abwicklung der Kitafotos:

  1. Die Kita beauftragt mich im Namen der Eltern, Aufnahmen im Hause zu machen. Die Kitaleitung wird dabei berücksichtigen, ob für alle Kinder eine entsprechende Foto-Erlaubnis vorliegt und mich ggf. über auszunehmende Kinder informieren.
  2. Notwendigerweise bekomme ich von der Kitaleitung Listen übermittelt, die die Namen der Gruppen sowie die Vornamen der Kinder enthalten. Weitere personenbezogene Daten werden explizit nicht übermittelt. Sollte ein Vorname innerhalb einer Gruppe doppelt vorkommen, so bekomme ich den ersten Buchstaben vom Nachnamen mitgeteilt.
  3. Diese Angaben sind notwendig, damit ich für die Kinder individuelle Kennwortkarten erstellen kann. Diese Kennwortkarten widerum sind nötig, damit Sie als Eltern später nur die eigenen Kitafotos in der Galerie angezeigt bekommen.
  4. Ich speichere diese Liste auf meinem lokalen Rechner und gebe Sie nicht an Dritte weiter. Nach den Aufnahmen verwende ich diese Liste, um bei Verlust einer Kennwortkarte seitens der Eltern das Kennwort für das entsprechende Kind wieder herauszufinden. Da ich die Eltern nicht kenne, gebe ich telefonisch und per Email aber keine Kennwörter heraus, sondern schicke sie an die Kitaleitung, damit sich die betreffenden Eltern das Kennwort dort abholen oder nennen lassen können.
  5. Sollten Eltern bereits im Bestell-Portal registriert sein, und sollte die bei der Anfrage verwendete Email-Adresse daher verifziert sein, so schicke ich Kennwörter im Einzelfall direkt an die Eltern.
  6. Die Vornamen der Kinder sowie die individuellen Kennwörter werden in 2 separaten Dateien gespeichert.
  7. Ich verwende keine Cloud-Dienste für die Sicherung meiner Daten, sondern sichere meine Festplatten lokal.
  8. Die Papierform der Liste, mit der ich bei den Aufnahmen in den Gruppen arbeite, wird nach den Aufnahmen vernichtet.
  9. Die erstellten Kitafotos werden auf meinem lokalen Rechner gespeichert, sowie zusätzlich und ausschließlich auf den Download-Server eines Web-Portals übertragen.
  10. Die Übertragung der Bilder an das Bestell-Portal erfolgt komplett anonym, das heißt, die Fotos der Kinder haben nur Nummern, es sind keine Namen damit verknüpft. Die Galerie trägt zwar den Namen der Kita, aber Suchmaschinen können die Bilder nicht finden.
  11. Das von mir genutzte Bestell-Portal (www.fotograf.de) wird von der Fotografen Online-GmbH betrieben, mit Sitz in Berlin. Die gesamte Abwicklung von der Bereitstellung der Bilder auf der Galerie, über den Bestell-Prozess bis zu den Zahlungsmodalitäten und dem Bilderversand bzw. dem Bereitstellen der Downloads, wird von dieser Firma abgewickelt, da dieser Aufwand für mich als Fotograf nicht realisierbar ist. Diese Firma berücksichtig ihrerseits sehr hohe Datenschutz-Standards.
  12. Mit dem Ihnen ausgeändigten individuellen Gästekennwort können Sie sich anonym einloggen, um die Bilder erst einmal zu sichten. Bevor Sie sich für eine Bestellung entscheiden, müssen Sie sich also nicht registrieren oder anderweitig persönliche Daten angeben.
  13. Erst wenn Sie bestellen, gehen Sie einen Vertrag ein und geben entsprechende persönliche Daten an. Die AGB's sind auf https://tedhartwig.fotograf.de einsehbar.
  14. Die Fotografen-Online GmbH ist kein Fotolabor. Wenn Abzüge in Papierform oder Foto-Geschenke bestellt werden, so werden die Bilddateien und die Kundendaten (Name und Anschrift) an entsprechende Labore übermittelt, die ihrerseits die Produktion übernehmen und die Bilder diekt an die Kunden versenden.
  15. Da die Kitaleitung ein nachvollziehbares Interesse hat, meine Arbeit im Nachhinein zu beurteilen, bekommt sie von mir ein übergeordnetes Kennwort übermittelt. Mit diesem Kennwort kann die Kitaleitung alle Kitafotos aus allen Gruppen aufrufen und einsehen. Dieses Kennwort ist von der Kitaleitung streng vertraulich und nur haus- und teamintern zu verwenden.

 

 Kommunikation:

  1. Meine eigenen Info-Webseiten (www.tedhartwig.de und www.kitafotos-berlin.de) benutzen Google-Analytics.
  2. Die Webseiten werden von der Firma All-Inkl (Neue Medien Muennich) gehostet.
  3. Die Usage-Statistik meiner Webseiten ermittelt eine anonyme Statistik von Nutzerdaten wie IP-Adressen, Betriebssystem, Browser-Typ, verlinkende Seiten Dritter, etc. Ich versichere, dass ich mittels dieser Daten keinerlei persönliche Rückschlüsse auf die Besucher meiner Website ziehen kann, und dass diese Daten nicht an Dritte weitergeleitet werden.
  4. Das Kontaktformular meiner Info-Webseiten schickt die Nachrichten an meinen Email-Account, der ebenfalls von der Firma Neue Medien Muennich gehostet wird.
  5. Bei einigen Anfragen speichere ich die Emails (Verlauf und Inhalte) für die weitere Bearbeitung der Angelegenheit. Nach Erledigung werden diese gespeicherten Emails aber wieder gelöscht. Eine Speicherung Ihrer Kontaktdaten erfolgt nur nach Zustimmung.
  6. Im Zusammenhang mit Ihren Bildern schicke ich äußerst selten Newsletter an die im Bestell-Portal hinterlegten Email-Adressen. Dies geschieht ca. 2 pa pro Jahr bei wirklich wichtigen Neuigkeiten. Eine Abbestellung des Newsletters ist jederzeit möglich.

 

Verwendung der Bilder für meine Werbung:

  1. Ich darf Bilder nur nach expxliziter schriftlicher Genehmigung für meine Werbung und Präsentation verwenden. Bekomme ich eine entsprechende Freigabe, so stelle ich die Bilder ggf. auf meine Webseite oder in andere Portale im Internet, auf denen ich meine Arbeit präsentiere. Niemals werden die Bilder mit Namen versehen.

 

Sonstiges:

  1. Sollten Sie Verbesserungsvorschläge haben, so freue ich mich natürlich über Feedback.
  2. Ich versichere nach bestem Wissen und Gewissen, dass ich mit der Betreibung dieser Website keinerlei persönliche Daten erhebe oder an Dritte weitergebe. Sollten Sie Kenntnis davon erlangen, dass von mir benutzte Joomla-Komponenten, -module oder -plugins versteckt Daten erheben und an Dritte weiterleiten, so bitte ich Sie dringend um entsprechende Hinweise.
  3. Auf meiner Webseite sind Social-Media-Links zu finden. Bei der Benutzung wird der Besucher auf die entsprechenden Plattformen weitergeleitet. Es gelten die Bestimmungen der Social-Media-Betreiber, bei denen der Besucher angemeldet ist, bzw. deren Buttons er folgt. Dem Benutzer ist vor Nutzung dieser Buttons klar, dass die Ziel-Webseite ihrerseits Datenschutz-Bestimmungen verfolgt, die sich außerhalb meines Einflussbereiches oder meiner Kenntnis bewegen.